2018年1月1日，《档案服务外包工作规范》正式执行，其明确了档案外包业务类型、法律主体、外包规范、工作流程等，对于档案服务外包工作的发展具有重大的推动意义。目前，国内档案外包服务市场正在加速扩展，而随着外包服务承包方不断增多，各方面问题也层出不穷。当前在档案服务外包市场中，承包方的服务层次不高、质量参差不齐及操作程序、管理流程、服务标准不规范的问题，对档案安全管理造成严重的安全隐患。笔者结合该标准以及本地区档案服务外包的现状对存在的问题进行分析，并提出一些对策。

一、档案服务外包概述

档案服务外包是指某一机构将档案外包给其他专业机构进行管理，委托其提供档案寄存、数字化、整理、咨询、开发利用、销毁等一系列管理操作的服务行为，目的是为了使档案工作达到规范管理、高效运作、节约资源成本的效果。档案服务外包决策作为一种经营战略和管理模式，通过外包方式可以削减档案管理的运营成本，简化内部运作流程，提高现有资源利用效率。随着我国经济和社会不断发展进步，档案工作环境趋于复杂，社会专业化程度日趋提升，档案工作对于档案服务外包的需求正成为重要的发展趋势。

档案服务外包工作主体主要涉及发包方、承包方、第三方机构和监管机构。发包方是指档案服务外包的需求方，对需要整理的档案提出规范化管理的服务要求。承包方是指档案服务的供给方，根据发包方提出的相应需求提供相关档案服务。第三方机构是指除发包方、承包方以外，为发包方提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方的资质或服务能力进行评价、认证的独立的非政府机构。监管机构是指对档案服务外包工作中发包方、承包方、第三方机构等相关主体的行为依法进行指导、监督和检查的机构。

二、档案服务外包中存在的问题

1． 档案服务外包存在安全风险。档案服务外包的运行模式是由发包方将部分档案业务委托给承包方进行组织开展，在档案管理全过程中必然存在一些不可控因素。一是在档案外包过程中存在实体被破坏的风险。在档案服务外包过程中最主要的是档案丢失问题，特别是纸质档案，其损坏主要来自于搬运、拆装等过程，甚至是档案丢失。由于承包方在提供外包服务时，需要对档案进行拆卷整理工作，如果从业人员业务技能欠缺，或者承包方机构缺少一套明确的服务标准，很容易在外包过程中对档案实体造成一定程度的破坏。二是在档案外包过程中存在档案内容失密的风险。在安全意识不强，保密措施不严，监控设施缺乏，加之没有相关协议约束的情况下，很可能存在档案信息内容泄密，甚至档案原件丢失的风险。重要档案信息泄露，一旦被不法分子利用，将导致发包方承受一定损失和不良影响。

2．档案服务外包公司整体水平不高。目前，档案外包行业准入门槛较低，而由于市场需求，外包服务机构如雨后春笋般涌出，档案服务外包市场迅速扩张。一是档案服务外包公司硬件设施不达标准。我国档案外包服务行业发展时间短，仍处于初级阶段，不同地区呈现出不同发展状态，同一地区发展水平也参差不齐。例如数字化加工过程中，接触的档案数量和种类较多、操作程序繁琐、需要时间较长、场地受到限制，在这种情况下便容易造成档案混乱。若加工场所内环境温度和湿度也无法得到保障，将不利于档案保存。服务外包过程中，储存场所人员出入频繁，在搬运移动设备、闲杂物品时，容易造成档案失密、档案受损、档案污染等严重情况。二是档案服务外包业务水平不达标。当前，档案服务外包工作一定程度上仍属于劳动密集型行业，准入门槛低，大部分中小企业技术储备低下、软件投入不足，从业人员缺乏专业技术知识，平均素养堪忧。同时当前用工成本不断提升，从业人员流动频繁，不少外包企业大量雇佣临时工和兼职人员，其中多数人学历较低或非档案专业，甚至未曾接受过任何基本的职业培训和专业技能培训。三是档案服务外包公司内部管理体系和标准不统一。在档案服务外包过程中，不同企业核心理念存在差异，不少企业过分追求利益而忽视质量，服务流程、服务质量标准不完善，甚至任意变更服务流程，导致无法按质按量在合同期限内完成任务或随意中断服务，严重损害发包方的利益，致使行业信誉受损。

3．档案外包服务过程中监管体系不健全。根据《档案服务外包工作规范》的要求，在档案外包服务工作中，监管机构应履行对主体行为依法指导、监督、检查、扶持的职责，但对监管工作缺失具体指导或规范相应内容，在实际档案外包工作中，监管部门对发包方、承包方和第三方机构缺乏业务培训和专业指导，且缺少对各类公司能力水平及资质的评定。

三、对策

（一）提升各方主体责任意识

1．发包方要切实落实档案管理主体责任，加强合同管理，强化全程监督，严格落实风险防范和安全管理措施。外包工作应始终坚持合法原则、安全原则和可控原则。规范外包工作流程和工作要求，严格遵循《档案服务外包工作规范》的要求，严把外包流程五个环节，特别是要按照《档案服务外包工作规范》提出的选择和确定承包方的规范性建议去选择承包方，避免工作中的风险。

2． 承包方要认真落实履约责任。在规范合法经营的同时，通过不断加强硬件和软件能力建设来保障服务质量，不断增强自身竞争力和可持续发展力，建立良好行业口碑。规范业务操作流程管理，根据国家法律法规要求、行业相关标准要求，建立一套规范科学的作业程序。

3． 第三方机构要坚守独立、公正和真实原则，不断提升服务能力。认真贯彻国家各项法律法规及地方相关规定和要求，加强过程监管力度。加强业务学习，熟练掌握业务规范和业务标准，不断提升业务能力和业务水平。

4． 监管机构在各方责任中，起着举足轻重的作用。档案行政管理部门要切实加强日常监管，根据《档案服务外包工作规范》并结合本地区特点，制定“实施意见”或“实施细则”拧紧各方责任。加大扶持力度，建立年度检查制度，依法履行管理职责，对于出现的各类档案违法违规行为依法严肃查处。建立评价体系，根据市场和经济的发展，提出档案服务外包的指导价格，真正实现优质优价，同时也为发包方提供指导。加强从业人员业务培训，包括法律法规、标准规范、操作技能和档案接收要求等各方面的培训。通过正向引导，规范管理，营造公平有序的档案服务外包市场环境。

（二）档案服务外包过程中加强安全管理

1．加强档案工作场所的安全管理。档案服务外包采取外包服务机构带人员、设备到档案馆加工的形式，档案馆内设置相对独立、封闭的场所作为档案加工处理的专用场所，除此之外，严格做到工作区域和休息区域分离，设置休息区域供工作人员休息、寄存私人物品。在项目实施过程中，进出需安检和登记，未经允许，严禁擅自将档案加工处理专用场所内物品带离加工现场，严禁将U盘、刻录光盘、手机等其他随身物品带入档案加工场地。完善档案加工场所内监控设备，监控覆盖面做到无死角、不间断。

2． 加强档案实体的安全保障。采取“流水线”式工作方式对档案进行加工整理，严控每个环节，设置专门人员检查纸质档案是否有缺失、损坏、涂改现象，确保档案的安全性和完整性。

3． 加强数字化设备、数据载体和网络环境的安全管理。数字化设备和存储介质安排专职人员保管储存，严格登记使用情况。数字化加工网络与其他网络介质、网络环境采取物理隔离措施，系统安全层面做到身份认证，授权访问，数据安全层面实行内外隔离，加密传输。通过技术手段对非必要的信息输出端口严格封闭，预防非法下载及外来病毒入侵。

（三）加强监督指导合力

1． 引导行业协会建设。鼓励和促进建立档案服务外包行业协会，按照自主、依法管理原则，充分发挥行业协会监督、指导、沟通、协调、服务等功能。尤其是行业协会通过有效统筹、自我管理的方式强化服务规范、加强行业自律、促进公平竞争、推动经验交流等方面的作用，不断加强行业专业性和影响力。

2． 增强行政监管实效。监管机构以事前备案、事中指导、事后评价三管齐下，形成一套完备的监督管理机制。对于市场中违规开展中介服务的机构进行行政处罚，严肃依法监管的权威性。

3． 引入信用评价机制。研究制定档案服务机构信用评价相关方法，借助第三方机构对档案外包机构实行红黑榜机制，通过量化打分，实时动态量化评定其信用等级，并定期公布，打造诚信透明、具有专业水准的档案服务外包市场环境，促进档案服务外包行业健康有序发展。

（作者单位：昆山市千灯镇档案中心）

【责任编辑：江东】